Datenschutzverordnung TTC Dockweiler e.V.

Datenschutzverordnung des TTC Dockweiler e.V.
Präambel

Der TTC Dockweiler  e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

                                                                                                        § 1  Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Wettkampfbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

                                                                           § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im  
     Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht,  
     Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf.
     Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten  der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-
     Adressen, ggf. Funktion im      Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landessportbund Rheinland-Pfalz, dem Sportbund Rheinland und dem Tischtennisverband   
    Rheinland, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese      weitergeleitet,
    soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am      Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Lizenz) und an solchen   
    Veranstaltungen teilnehmen.

                                                                            § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Vereins-Infos per E-Mail
    und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen,
    Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf
    Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder der Vereinsführung, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und
    der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, und Telefonnummer veröffentlicht.

                                                                              § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem gesamten Vorstand, dem Vorsitzenden, der Kassenwartin, dem Jugendwart  und dem Schriftführer zugeordnet.

Der Gesamtvorstand Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

                                                                     § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
    Abteilungsleitern, Übungsleitern, Mannschaftsführern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige      Aufgabenstellung erfordert.
    Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen  Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der
     betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und  anderen
     Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt  nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um
    die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der   Vorstand eine Kopie der
    Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als  Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
    Minderheitenbegehren  initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für  diesen Zweck verwendet
    und nach der Verwendung vernichtet werden.

                                                                                     § 6 Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

                                                                              § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

                                                                                        § 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel weniger als  10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, kann auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verzichtet werden.

Die aber im Verein dennoch zu leistenden Aufgaben des Datenschutzbeauftragten obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB.

                                                                          § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung und Änderungen von Auftritten im
    Internet obliegt dem Vorstand bzw. beauftragten Personen und Administratoren.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

                                                        § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine
    eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den
     Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

                                                                                                   § 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

gez.                                                                                             gez.
Wolfgang Binder                                                                    Elfriede Binder
Vorsitzender                                                                            Kassenwartin

Dockweiler, 25. Mai 2018

 

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